中华农业科教基金会
举办或参与展会论坛等活动管理办法
第一章 总则
第一条 为规范中华农业科教基金会（以下简称“基金会”）举办的展会、论坛、研讨会等活动，根据相关法律法规和政策规定，结合基金会实际，制定本办法。
第二条 本办法适用范围是基金会举办或参与的各类展会、论坛、研讨会等活动。
第三条 举办展会、论坛、研讨会等活动不得超出基金会《章程》所规定的宗旨及业务范围，应符合农业农村部及有关部门·要求。活动的组织应确保目标明确、规模适宜、数量恰当、经费合理，并注重实际成效，彰显行业特色。此外，活动必须依照国家相关法律法规，按业务主管单位要求履行审批、备案程序，方可正式举办或参与。
第二章 举办责任
第四条 由基金会主办的展会、论坛、研讨会等活动，基金会具有确定会议的主题、规模、周期、地点、形式以及选定承办者的权利，并承担相应的责任和义务。
第五条 基金会以“主办单位”“协办单位”“支持单位”“指导单位”等方式合作举办展会、论坛、研讨会等活动，要切实履行职责，对活动全过程和重要环节要予以把关，不得以挂名方式参与合作或者收取费用。承办或协办单位是公司、企业等营利性组织的，基金会应当对其资质、能力、信用等进行甄别考察，慎重选择合作对象，保证活动依法有效开展。
第六条 基金会主办的展会、论坛、研讨会等活动可根据组织需要，委托承办单位。根据实际需要基金会也可以承办其他单位（政府部门、科研院校）主办的展会、论坛、研讨会等活动。承办单位受主办单位委托，负责会议各项具体工作的组织实施。承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况，及时沟通，必要时召开会议协调有关工作。
第七条 基金会根据发展需要可以协办或支持其他单位主办的展会、论坛、研讨会等活动，基金会应与相关单位签署协办、支持协议，明确各方权利义务。基金会协办、支持的展会、论坛、研讨会等活动，应由主办方或承办方正式邀请，职责仅为提供部分资金支持或协助部分活动工作，不对外承担责任。
第三章 筹备和组织
第八条 坚持分类管理的原则，基金会根据年度工作计划和市场需求，拟定举办展会、论坛、研讨会等活动计划及费用预算，严格按照民政部、农业农村部的有关政策规定，履行申请报批（筹备）、备案程序。
第九条 活动的筹备
（一）基金会办公室负责活动的整体筹备和组织工作，承担活动的业务部门负责具体实施工作，有关部门配合，确保活动各项工作有序进行。
（二）活动筹备前，应按照章程规定，履行内部工作程序，同时按业务主管单位要求，完成申报、备案（申报事项应当包括：活动名称、预期目标、内容、规模、参与范围、时间、地点、经费来源等），筹备展会活动要提供展会活动的基本情况及申请函和总体方案，首次举办的展会活动须提供办展的可行性报告、经费预算方案、招商拓展方案、处理突发性事件的应急预案及主办单位办展条件说明，方可正式开展筹备工作。
（三）活动需设立组织委员会，负责会议组织工作，包括选址、通知、联系参会者、经费的预算、收取、使用等。
（四）活动组委会应及时将活动的进展情况向基金会办公室通报。
（五）如发现活动不具备召开条件，应及时向基金会办公室报告，说明延迟或取消的原因，并尽早发出推迟举办或停办活动的通知。无特殊情况一般不宜取消。因各种原因，延期举办的活动，须说明理由，并重新研究。
第十条 活动的组织
（一）根据活动要求，各项筹备工作就绪之后方可举办。
（二）组织活动时，应严格按照筹备方案执行，确保活动的顺利进行。
（三）保障活动顺利举办，活动现场要留有足够的疏散通道和安全应急出口并告知参加活动者。
（四）活动结束后，应及时收集活动照片、视频、新闻报道等资料，形成活动档案，并进行归档保存。
第四章 参与活动
第十一条 参与其他单位组织的展会、论坛、研讨会等活动时，应充分了解活动背景、目的和要求，基金会理事长、副理事长、秘书长、副秘书长出席活动应按照业务主管单位的有关要求完成前置审批或备案，其他工作人员需提前向基金会负责人报备。
第十二条 参与活动中，应分享行业经验和知识，促进行业发展和合作。要注意言行举止，遵守活动纪律和规定，不得损害基金会和行业的声誉。
第十三条 参与活动结束后，应将所参与活动内容、情况在一定范围内进行汇报。
第五章 经费管理
第十四条 基金会应确保活动中的经费来源符合国家法律法规和有关政策规定。
第十五条 活动中要厉行节约、勤俭务实，不得组织或参与乱收费、乱摊派等违法违规活动，坚决杜绝各类形式主义和奢侈浪费。
第十六条 基金会应严格按照预算执行活动经费，确保经费使用的合理性和规范性，加强经费使用的监管和审计。
第十七条 活动结束后，基金会对实际发生的经济业务事项，应当按照《中华人民共和国会计法》《民间非营利组织会计制度》等规定，如实进行会计核算，全部收入纳入单位法定账册，统一核算、统一管理。
第六章 监督检查
第十八条 基金会应牢牢把握活动目的和方向，切实承担好主体责任，强化制度建设，加强运营管理，指导承办单位做好组织实施，加强运营主体管理，监督运营主体，做好活动风险评估、监督服务等工作，制定应急预案，开启应急演练，确保活动安全有序。
（一）涉及向社会专业化服务机构购买活动招商代理等服务的，应严格按照有关规定履行相应程序，加强过程管理，强化风险防控。
（二）未按照规定履行报批、备案程序，不得擅自举办活动；不得超批复文件规定、超预算举办活动或者巧立名目，随意冠以高规格名号；不得违规嵌套开展赛事、评奖等活动；不得利用活动为单位或者个人谋取私利；不得违规使用财政资金邀请各类名人明星参与活动，邀请有违法违规行为和道德劣迹的名人明星参与活动。
第十九条 基金会举办或参与的展会、论坛、研讨会等活动：
（一）不得利用党政机关名义举办或与党政机关联合举办；
（二）主题和内容不得超出章程规定的业务范围；
（三）不得强制其他组织或者个人参加，不得强行收取相关费用；
（四）不得向下级单位、其他企事业单位、社会组织、个人乱摊派、乱收费；
（五）不得进行与收费挂钩的品牌推介、成果发布、论文发表等活动；
（六）不得借机变相公款消费、旅游，不得发放礼金、礼品、各类纪念品和各种有价证券、支付凭证。
（七）不得重创收轻服务，扰乱市场经营秩序，侵害展客商合法利益；
（八）不得搞重复签约、摊派签约、虚假签约、为签约而签约，花钱买“成果”。
第二十条 基金会不得邀请党政领导干部出席与本职工作无关的展会、论坛、研讨会等活动，不得对党政领导干部的出席情况进行虚假宣传。
第二十一条 基金会与境外组织或者个人合作举办的展会、论坛、研讨会等活动，以及邀请境外组织或者个人来中国内地参加的展会、论坛、研讨会等活动，应当遵守有关法律法规和政策规定。邀请外国政要或前政要参加展会、论坛、研讨会等活动的，应该严格控制规模和规格，严格按照有关规定履行审批手续，未经批准，不得擅自发出邀请。
第二十二条 基金会举办展会、论坛、研讨会等活动，应当加强信息公开，主动接受社会监督和媒体监督。应当接受登记管理机关、业务主管单位、纪检监察部门和审计机关的监督检查，在年度工作报告中作为重大业务活动事项报告。
第七章 信息管理与宣传
第二十三条 在举办展会、论坛、研讨会等活动筹备过程中，应建立信息管理机制，及时收集、整理、如实发布活动相关信息。不得不实宣传、夸大宣传。
第二十四条 应积极利用各类媒体和渠道，对展会、论坛、研讨会等活动进行宣传和推广，提高活动的知名度和影响力。
第八章 附则
第二十五条 本办法未尽事宜，根据国家法律法规和有关方针政策、基金会章程执行。
第二十六条 本办法由基金会制定和修订，经理事会审议通过后生效并实施。
第二十七条 本办法由基金会负责解释和提出补充与修改意见。
