农业农村部财会服务中心、中华农业科教基金会
档案管理办法
财会中心〔2020〕72号
第一章 总则
第一条 为加强农业农村部财会服务中心、中华农业科教基金会（以下简称“中心”）档案管理工作，根据《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令），结合中心实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指在各项工作活动中形成的，办理完毕的，具有查考利用价值，并按一定的立件（卷）归档制度保存备查的各种文件资料。
第二章 管理职责与任务
第三条 中心档案工作在业务上受上级档案部门的指导和监督。
第四条 在中心主任的领导下，综合处负责中心档案工作的指导、监督、培训，具体负责中心档案室的管理。
第五条 综合处档案管理工作职责：
（一）贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》和有关档案工作的政策规定，制定中心档案工作的规章制度。
（二）负责指导中心各类文件材料立件（卷）归档工作。督促、检查中心各处应归档的文件材料及时立件（卷）归档。
（三）集中统一管理中心全部档案，做好档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、利用等各项工作。
（四）组织有关档案业务知识的学习和培训，提高各处档案员的业务素质。
第六条 业务处档案工作的职责：
（一）中心各处均为立件（卷）单位，立件（卷）归档是综合部门和业务部门的工作任务之一。
（二）各处处长负责布置本部门立件（卷）归档工作。
（三）各处档案员具体负责本处的立件（卷）归档工作。
第七条 档案员职责：
（一）认真贯彻执行档案工作各项规章制度。
（二）熟悉档案工作基本知识和文书处理程序。
（三）做好档案的收集、整理和利用服务工作。
（四）严格执行档案保密、保卫制度，确保档案的安全和完整。
第三章基础设施
第八条 中心设置档案室并按照存放、整理和阅览分区设置功能区。
第九条 中心档案室应当配备温湿度监测调控系统。
第十条 中心档案室应当配备消防系统并安装防火门，配备火灾自动报警设备。
第十一条 中心档案室应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施。整理和阅览功能区应当设置视频监控设备。
第四章 立件（卷）归档和移交
第十二条 各处应将工作活动中形成的，已办理完毕的，具有保存查考利用价值的文件材料收集齐全，每年6月底以前进行立件（卷）归档。
第十三条 归档文件材料应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。
第十四条 为确保档案的完整与安全，各处必须按规定将应归档的文件材料移交中心档案库房集中保管，不得分散保存或拒绝归档。档案的接收程序：
（一）各处完成立件（卷）归档工作后，由各处档案员编制《移交档案目录》一式两份，一份随归档文件材料向综合处移交，一份自留备查。
（二）档案交接双方须根据《移交档案目录》清点核对、检查案卷质量，对不符合规定要求的归档文件材料案卷及时采取措施予以补救。
（三）办理交接手续，双方分别在移交清单上签字。
（四）历年续卷，每年6月底由各处负责向综合处移交。
第五章 档案的整理与保管
第十五条 中心在工作中形成的全部档案，作为一个全宗进行整理保管。
第十六条 综合处档案员须对接收的档案进行质量检查和必要的整理。综合处可根据情况聘请档案管理专业人员指导或协助开展档案整理工作。根据档案内容和载体的不同，按年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。
第十七条 综合处档案员应定期对档案的保管状况进行检查，发现问题及时向主管领导汇报并及时采取有效措施补救。对破损，或字迹模糊、褪变的档案，应及时修补或复制。
第六章 档案的统计和利用
第十八条 综合处档案员要按档案统计制度的要求，对档案的收进、借阅、保管、利用、鉴定、销毁以及上级档案管理机关下达的有关业务统计等情况进行统计分析，并填写统计年报。统计工作应坚持实事求是的原则，统计数字应准确可靠。
第十九条 综合处档案员应积极做好档案提供利用工作，根据利用者需要编制适用的检索工具，利用好自动化办公系统，搞好中心档案信息资源的开发，充分发挥档案在中心工作中的作用。
第二十条 综合处要建立健全档案借阅制度，做到既方便利用又确保档案完整与安全。根据档案的密级和重要程度，履行不同的借阅手续。
第二十一条 档案借阅者必须对所借档案的安全、保密负责，不得擅自涂改、勾划、批注、拆散、转借、翻印或带离办公场所。综合处档案员对归还的档案应认真检查、清点，发现上述情况要及时追究处理。损毁、泄密、丢失档案者，根据案卷的重要程度，按《中华人民共和国档案法》第五章第二十四条规定给予处罚。
第七章 档案的鉴定和销毁
第二十二条 中心档案的保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）。
第二十三条 对保管期满档案的鉴定工作，由综合处和有关业务处联合组成鉴定小组共同进行，经鉴定小组提出存毁意见，剔出确无保存价值的档案材料，编制“档案销毁清册”。
第二十四条 销毁档案前，必须将“档案销毁清册”送有关主管领导批准方可进行销毁。为使领导和有关处了解必要情况，在审批销毁档案时，应将拟销毁档案的清册送交有关处和主管领导审阅，并附立档部门的简要说明。
第二十五条 档案销毁应由两人或两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上注明“已销毁”和销毁日期。由监销人在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。
第八章 档案的移交
第二十六条 单位撤销、合并时，档案材料要妥善保管。经主管部门批准后向接收单位办理交接手续，不得分散或擅自处理。
第二十七条 临时性机构在工作结束后，应将文件材料系统整理立件（卷）归档，编制案件（卷）目录，向综合处移交。
第二十八条 档案移交时，按照中心的有关规定和要求，妥善办理交接手续，双方应在移交目录上签字。
第九章 附 则
第二十九条 电子会计凭证的归档和管理按照《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）规定办理。
第三十条 本办法由综合处（办公室）负责解释。
第三十一条 本办法自印发之日起执行。原《农业部财会服务中心（中华农业科教基金会）档案管理办法》（财会中心〔2005〕35号）同时废止。
